Программное обеспечение 1С

Программа "Офис-менеджер"

Описание

Введение

В условиях финансового кризиса каждый предприниматель задумывается об уменьшении накладных расходов, ведь прибыль можно повысить не только увеличением отпускной цены, но и уменьшением себестоимости. В себестоимость продукции и услуг помимо всего прочего входят расходы на ведение бизнеса, т.е. на содержание и снабжение офиса. Если Вы хотите уменьшить эту статью расходов, Вам нужно будет работать с большим количеством поставщиков и не обойтись без подробного планирования в этой сфере, а в этом Вам поможет программа "Офис-менеджер".

Краткая характеристика

Программа "Офис-менеджер" - специализированная конфигурация для :Предприятие 8.1 (8.2-8.3), предназначенная для автоматизации планирования закупок на основании анализа планируемых потребностей при снабжении офисов, складского учета материалов, а также распределения их между офисами.

Планирование закупок

Программа позволяет вести централизованную закупку канцелярии, расходных материалов, а также любых других товаров и материалов для одного или для всех офисов (филиалов) Вашей компании. При этом выделяется один центральный офис, на котором будут накапливаться материалы перед отправкой их другим офисам (филиалам). Организация снабжения офиса, а именно, планирование закупок осуществляется на основании анализа планируемой потребности офиса, которая вычисляется исходя из следующих данных:

  • текущий остаток данного материала в данном офисе;
  • среднедневной расход данного материала в данном офисе;
  • время доставки из центрального офиса в данный офис (транспортное плечо);
  • время между отправками из центрального офиса в данный офис;
  • резервный запас материала, который необходимо поддерживать в данном офисе.
Подбор поставщиков

При планировании закупок учитываются цены одного и того же материала у разных поставщиков, а также анализируются их сроки доставок. В зависимости от установленного в программе приоритета, автоматически выбираются поставщики:

  • с минимальной ценой (если цены окажутся равными, то будет выбран поставщик с меньшим сроком доставки);
  • с минимальным сроком доставки (если сроки доставок окажутся равными, то будет выбран поставщик с меньшей ценой).

При этом не учитываются поставщики, ожидаемая дата получения материалов от которых равна или превышает планируемую дату отправки материалов (в расчет принимаются только рабочие дни).

Так как стоимость доставки у разных поставщиков разная, то необходимо учитывать этот фактор, а также и то, что для уменьшения расходов необходимо разумно объединять материалы по поставщикам, чтобы, например, не платить отдельно за доставку всего нескольких позиций, если они оказались лишь немногим дешевле у другого поставщика. Даже при небольшом количестве материалов и поставщиков вариантов таких объединений становится очень много, и выбрать среди них оптимальный - это довольно непростая задача, которую быстро и математически точно решает программа "Офис-менеджер".

Таким образом, программа автоматически разбивает материалы по поставщикам, составляет заказы, а Вам остается лишь распечатать и отправить их.

"Ребилд"

Как это часто бывает, поставщики подводят и не довозят часть или весь заказ. В этом случае Вам предоставляется выбор: либо автоматически создать экстренные (с минимальными сроками доставок) заказы другим поставщикам, либо нажатием одной кнопки сделать "ребилд" (переоформление) отправок в другие офисы. При этом дефицитные материалы будут равномерно разделены между офисами по двум возможным алгоритмам распределения:

  • согласно планируемому количеству (которое требовалось на момент фиксации заказа, но не более, чем требуется сейчас);
  • согласно заказанному количеству (которое требуется сейчас).

Офисы периодически вводят свои текущие остатки, так как фактические расходы могут отличаться от планируемых. Перед отправкой делается "ребилд" (переоформление), чтобы сделать отправку уже на основании текущих фактических остатков материалов в каждом из офисов. При этом реально полученные от поставщиков материалы более точно перераспределяются между офисами. Таким образом достигается, во-первых, максимальное выполнение заказов офисов, а во-вторых, минимальное затаривание мест хранения.

Также существует возможность просто "загрузить" до этого "зафиксированный заказ" (сохраненные потребности офисов на определенный момент времени) и сделать "ребилд" (переоформление) на основании этих данных и без учета текущих фактических остатков материалов в каждом из офисов.

Процесс планирования по шагам

Процесс планирования и настройка всех необходимых при этом опций осуществляется из одного диалогового окна программы с интуитивно понятным интерфейсом:

  1. Пользователь формирует отчет "Анализ планируемых потребностей офисов", который отражает планируемые потребности офисов на указанную дату отправки (с учетом транспортного плеча и времени между отправками, а также текущих остатков, среднедневного расхода и резервных запасов материалов).
  2. Данные отчета фиксируются путем нажатия кнопки "Зафиксировать заказ", при этом создаются документы "Поступление материалов" (от автоматически выбранных поставщиков) и "Перемещение материалов" (из центрального офиса в другие офисы).
  3. Пользователь печатает и отправляет заказы поставщикам из созданных на предыдущем этапе документов "Поступление материалов".
  4. По мере прихода материалов от поставщиков пользователь заполняет в документах "Поступление материалов" колонку "Факт" фактически полученным от данного поставщика количеством материала.
  5. Пользователь (или каждый из офисов самостоятельно) заполняет документ "Ввод остатков материалов", в котором указывает текущие остатки материалов в каждом из офисов компании.
  6. После прихода в центральный офис всех заказанных материалов (или признания поставщиками факта невозможности их поставки) пользователь нажимает кнопку "Ребилд", и делает отправку на основании текущих фактических остатков материалов в каждом из офисов. При этом все документы "Перемещение материалов" будут дозаполнены и проведены.
  7. Пользователь печатает и передает в транспортный отдел созданные на предыдущем этапе документы "Перемещение материалов".

Онлайн видеоролик "Процесс планирования по шагам":

Все этапы работы с программой автоматизированы, однако пользователь имеет возможность внести любые корректировки в полученные промежуточные результаты. Внесенные пользователем поправки будут учтены при дальнейшем выполнении алгоритмов автоматизации.

Отчетность

Для анализа и контроля результатов работы в программе "Офис-менеджер" предусмотрены следующие отчеты:

  • "Анализ планируемых потребностей офисов" (выводит информацию, сколько и какого материала будет требоваться в каждом из офисов на указанную дату отправки с учетом транспортного плеча и времени между отправками, а также текущих остатков, среднедневного расхода и резервных запасов материалов; отчет используется для создания и проведения документов "Поступление материалов" и "Перемещение материалов" на основании выведенной информации, являясь основным рабочим инструментом программы);
  • "Анализ остатков материалов по офисам" (выводит информацию, сколько и какого материала осталось в каждом из офисов или во всех офисах вместе взятых);
  • "Анализ расхода материалов по офисам" (выводит информацию, сколько и какого материала израсходовано каждым из офисов или всеми офисами вместе взятыми);
  • "Диаграмма расхода материалов по офисам" (аналогично предыдущему, но в виде гистограммы по дням, неделям, месяцам или годам; отчет может быть использован для сравнения расхода материалов по разным офисам и периодам для выявления и противодействия хищениям);
  • "Анализ оборотов по поставщикам" (выводит информацию, сколько и какого материала, а также на какую сумму закуплено у каждого из поставщиков или у всех поставщиков вместе взятых; имеет настраиваемую детализацию до документов, поэтому может быть использован для поиска определенного документа "Поступление материалов", например, при оформлении сторно - возврата поставщику).

Большинство отчетов представляют собой сводные таблицы (диаграммы) и могут быть настроены пользователем на вывод различной информации по строкам, столбцам и на их пересечении (аналог технологии Microsoft OLAP - клиент Microsoft Excel).

Заключение

Кроме планирования закупок канцелярии и расходных материалов программа "Офис-менеджер" может быть использована для организации снабжения торговых точек, а также для планирования закупок любых других товаров, материалов и сырья, расход которых относительно постоянен во времени (определена величина "среднедневной расход"). При этом материалы могут быть как штучными (будет использоваться округление до большего целого), так и весовыми (без округления). Другими словами, программа незаменима для снабженцев и логистов практически любых организаций и предприятий от интернет-магазинов до строительных управлений.

Дополнительно

Для разработки программы использовалась технологическая платформа 1С:Предприятие 8.1 (8.2-8.3), этим обусловлено наличие следующих дополнительных возможностей:

  • Возможность ведения списка пользователей программы с паролями, индивидуальными правами и интерфейсами.
  • Возможность работы в разделенном режиме по локальной сети.
  • Многооконный интерфейс. Вы можете не закрывать необходимые формы и переходить к ним по мере надобности с помощью панели задач.
  • Возможность архивирования и восстановления базы данных. Возможность тестирования и автоматического исправления базы данных после сбоев.
  • Возможность интеграции с Вашими функционирующими системами на базе 1С:Предприятие 8.1 (8.2-8.3).
  • Возможность сохранения (экспорта) печатных форм документов и отчетов в формате XLS (Microsoft Excel) и HTML (HyperText Markup Language).
  • Возможность самостоятельного создания и редактирования печатных форм документов и отчетов, диалоговых окон, а также алгоритмов программы.
  • Интерфейс системы 1С:Предприятие 8.1 (8.2-8.3) переработан для обеспечения возможности работы с программой пользователям, не знакомым с этой системой.
  • Встроенный калькулятор, календарь, текстовый и табличный редактор и т.д.
  • Низкие системные требования (PII-400 и выше, Windows 98 и выше, RAM 128 и выше), малый занимаемый объем (сама база данных занимает менее 3 МБ) и высокая скорость работы.

Программа "Офис-менеджер" разработана профессиональным программистом, обладателем сертификатов фирмы "1С" по всем 3-м компонентам. Программа внедрена и успешно работает в крупной розничной торговой сети (г. Москва).

Скриншоты программы

Скриншоты программы записаны в формате PNG (Portable Network Graphics). Нажмите левую кнопку мышки на любой миниатюре для того, чтобы открыть скриншот. Если изображение будет выглядеть смазанным, увеличьте его или нажмите кнопку F11 на клавиатуре для перехода в полноэкранный режим.

Скриншот программы Офис-менеджер Скриншот программы Офис-менеджер Скриншот программы Офис-менеджер Скриншот программы Офис-менеджер
Скриншот программы Офис-менеджер Скриншот программы Офис-менеджер Скриншот программы Офис-менеджер Скриншот программы Офис-менеджер
Скриншот программы Офис-менеджер Скриншот программы Офис-менеджер Скриншот программы Офис-менеджер Скриншот программы Офис-менеджер

Демо-версия программы

Демо-версия программы содержит ограничение по времени работы до 01.01.2020. Также, в демо-версии нет возможности редактирования печатных и диалоговых форм, изменения алгоритмов работы:

Для установки программы "Офис-менеджер" необходимо распаковать архив на жесткий диск компьютера (например, на диск "C:\") и запустить оттуда "setup.exe" (для самораспаковывающегося архива запуск "setup.exe" произойдет автоматически). После окончания установки необходимо запустить 1С:Предприятие 8.1 (8.2-8.3) и в окне запуска нажать кнопку "Добавить...". Затем, ничего не меняя, нажмите кнопку "Далее...", в появившемся списке раскройте запись "Офис-менеджер (демо)", выберите "1.0" и снова нажмите кнопку "Далее...". Потом, ничего не меняя, опять нажмите кнопку "Далее..." и, согласившись с предложенным каталогом информационной базы, нажмите кнопку "Готово". При запуске выберите любого пользователя (например, "Администратор"), а поле "Пароль" оставьте пустым. Если у Вас есть вопросы по установке, обращайтесь на E-mail: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Для работы программы необходима технологическая платформа 1С:Предприятие 8.1 (8.2-8.3). Вы можете купить 1С:Предприятие 8.1 (8.2-8.3) в фирме "1С", на Горбушке (м.Багратионовская) или в других местах, или же поискать это на сайте "http://ruboard.ru/" по ключу "1С". Для работы также необходим крек, вы можете найти его там же по ключам "кряк 1с", "sable" или "Emul" ("эмулятор HASP").

Полная версия программы

В отличие от демо-версии, полная версия программы не содержит каких-либо ограничений по времени работы. Также, в полной версии имеется возможность редактирования печатных и диалоговых формы, изменения алгоритмов работы. После установки полной версии программы все накопленные данные сохраняются.

Стоимость полной версии программы "Офис-менеджер" - 1490 руб. Возможна оплата наличными, банковским переводом, Яндекс.Деньгами (даже через терминалы оплаты) или внесением наличных на карту СБ РФ (предоплата 100%).

На разработку программы потрачено около 120 час.; при цене 1000 руб. за один час работы программа должна была бы стоить 120 000 руб., но стоимость программы всего 1490 руб., так как это тиражная разработка и программа может быть продана большому количеству пользователей.

По вопросам приобретения полной версии обращайтесь на E-mail: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра., либо по телефону +7 (903) 762-9993.

Обновление

В самое ближайшее время в программу "Офис-менеджер" будут добавлены следующие дополнительные возможности:

  • Разделение управленческого (серого) и бухгалтерского (белого) учета. Автоматический выбор поставщиков будет осуществляться исходя из управленческих (серых) цен, а во все отчеты и печатные формы будут попадать бухгалтерские (белые) цены. Данные управленческого учета будут надежно защищены - их можно будет увидеть только после ввода дополнительного пароля.
  • Коэффициенты сезонности для величины "среднедневной расход" материала.
  • Данные о "среднедневном расходе" материалов можно будет заполнять автоматически исходя из реальных расходов материалов, данные о которых накапливаются в программе.
  • Загрузка прайс-листов поставщиков в формате XLS (Microsoft Excel), CML (CommerceML) и Яндекс.Маркет.
  • Отметка-галочка "Заказ отправлен" в документе "Поступление материалов".
  • Сравнение план-факт по заказам поставщикам (документы "Поступление материалов") и по расходам офисов (документы "Перемещение материалов").
  • Отчет "Движение материалов по документам".
  • Прием и обработка входящих "Заявок на материалы" от офисов.

Для пользователей, купивших полную версию программы "Офис-менеджер", обновление до новой версии будет предоставлено БЕСПЛАТНО.